Conheça as principais ferramentas de comunicação interna

Trabalhar a comunicação da empresa com seus colaboradores de forma eficiente é, sem dúvidas, a melhor maneira de alcançar bons níveis de satisfação e engajamento desse público. Mas você conhece as principais ferramentas de comunicação interna e suas vantagens e desvantagens?

Na postagem de hoje, nós vamos apresentar algumas das ferramentas mais utilizadas, quais as vantagens de adotá-las e quais cuidados você deve ter com cada uma delas. Boa leitura!

Por que investir em ferramentas de comunicação interna?

Antes de mais nada, precisamos ter certeza de que você compreende a real importância da comunicação interna de uma empresa. Para isso, trazemos alguns fatos importantes. A comunicação interna é capaz de:

  • engajar os seus colaboradores;
  • melhorar o clima organizacional;
  • otimizar processos por evitar falhas de comunicação;
  • estabelecer um canal de comunicação para receber o feedback dos colaboradores.

Essas são apenas algumas das vantagens que a sua empresa pode obter ao desenvolver uma comunicação interna eficiente. Para tanto, é preciso escolher e utilizar de maneira correta as ferramentas que mais se adéquem às suas necessidades. Conheça algumas delas a seguir:

1. E-mail

Essa é a ferramenta mais utilizada pelas empresas para realizar o contato com seus colaboradores. O seu principal atrativo (e justificativa para o seu sucesso) é a sua grande versatilidade e facilidade de uso.

Por meio dele, é possível enviar diversos arquivos e disseminar uma informação de maneira muito rápida e que, com certeza, chegará ao destinatário. Além de possuir um sistema que permite a solicitação de uma confirmação de leitura.

Outro fator que favorece essa ferramenta é a possibilidade de ela ser acessada de qualquer lugar e por qualquer dispositivo, auxiliando as empresas no controle e no relacionamento de colaboradores externos.

Mas como nem tudo são flores, a grande desvantagem do e-mail é a facilidade com que informações podem ser perdidas, seja por uma falha no servidor de envio, ou por cair nas caixas de spam — que quase nunca são conferidas —, levando a perda de todas as informações.

2. Quadro de avisos

Essa é a ferramenta mais antiga que abordaremos nessa postagem. Você pode até se perguntar se ela, depois de tantos anos, ainda apresenta algum resultado, e a resposta é sim. Contudo, muito além de ficar pregando avisos, é preciso saber trabalhar o quadro de avisos de forma inovadora.

Com uma rápida pesquisa na internet, você consegue obter uma grande quantidade de ideias para otimizar o seu quadro de avisos e alcançar bons resultados. Tudo o que você precisa é um pouco de empenho e criatividade.

O grande defeito dessa ferramenta é que, com o tempo, ela acaba perdendo a sua notoriedade, mesmo sendo alocada nos lugares de maior circulação das empresas. Além disso, o seu uso em grandes companhias pode ser inviável devido ao grande número de quadros e o tempo necessário para atualizar a todos eles.

3. Newsletter

Também conhecido como jornal interno, é uma forma de comunicação organizacional muito utilizada, podendo ser impressa ou digital e tem o objetivo de trazer as principais informações sobre a empresa e outros assuntos relevantes aos colaboradores.

Como ela possui um formato único, após a primeira confecção, é fácil de se trocar as informações e montar a próxima edição, trazendo informações sobre cursos que a empresa oferece ou já realizou, dicas que auxiliam os colaboradores em seu cotidiano etc.

Quando trabalhada no formato digital, essa ferramenta não exige grandes investimentos, afinal, ela é entregue por e-mail. Já no formato impresso, as coisas podem se complicar, pois será necessário imprimir uma cópia para cada colaborador da empresa, elevando os custos de operação consideravelmente.

Outra desvantagem de um newsletter é a demora que ele possui para responder a uma pergunta ou feedback de um colaborador, que sairá somente na próxima edição, o que pode representar uma janela de tempo de até 6 meses.

4. Rede Social Corporativa

É fato que a maioria de seus colaboradores (para não dizer todos) possuem um perfil em alguma rede social externa, como o Facebook por exemplo. Ao observar a grande adesão de diversas pessoas a elas, criou-se a rede sócia corporativa (RSC).

A grande diferença entre uma RSC e qualquer outra rede social externa é a impossibilidade de pessoas que não trabalham na empresa se cadastrarem. Essa restrição oferece uma comunicação horizontal e integra os diversos setores da empresa.

Por se tratar de um sistema altamente tecnológico, a empresa precisa investir uma quantia considerável de recursos para implementá-la e, ainda, contar com uma equipe interna de TI para garantir seu funcionamento.

Outro ponto importante é monitorar a RSC constantemente, a fim de garantir que ela não seja utilizada de forma indevida por seus colaboradores e acabe causando mais problemas do que soluções.

5. TV interna

Apesar de ser relativamente nova nas empresas, a TV interna, ou TV corporativa, vem gerando bons resultados aos que optam por adotá-la como um meio de se comunicar com seus colaboradores.

Com ajuda dela, é possível trabalhar com praticamente qualquer tipo de conteúdo, sejam vídeos, imagens, animações ou apenas áudio. Toda essa versatilidade se torna muito mais atrativa ao público, que acaba por absorver as informações com mais facilidade.

Na TV, as informações afetam dois sentidos da audiência (visão e audição), ou seja, você possui o dobro de poder para reter a atenção do colaborador para uma determinada informação, garantindo sua compreensão e estimulando o engajamento.

Outra vantagem é a facilidade e a velocidade com que se pode publicar ou atualizar uma determinada informação, exigindo apenas alguns cliques.

Quando comparamos a implantação de uma TV corporativa com o desenvolvimento de uma RSC, fica evidente que seu investimento é menor, mas isso não significa que ele seja inexistente.

Para implementar essa ferramenta de comunicação interna em sua empresa, você precisa adquirir os aparelhos de TV, montar a devida estrutura para sua instalação, como:

  • cabos;
  • ponto de energia;
  • suportes;
  • proteções especiais (quando necessário) etc.

Além da parte física, é imprescindível que a empresa contrate um sistema que integre o funcionamento de todos os pontos em um único lugar, facilitando o controle da programação e a entrega das informações.

Se você deseja saber mais sobre o poder da TV corporativa como uma das melhores ferramentas de comunicação interna, entre em contato com a gente e tire suas dúvidas! Nossa equipe está pronta para atendê-lo.

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